(Milan Račić, Večernji List, 27.7.2015) Svi zaposleni u tehnološkoj industriji odmah će prepoznati izraz “padaj brzo, padaj često” (fail fast, fail often). Ovaj izraz predstavlja osnovno načelo lean metode: radi se o procesu koji je pokrenut u Toyoti, a zatim ga je preuzela tehnološka industrija koja potiče startupove na inovaciju, odbacivanje onoga što ne funkcionira te rad na onome što funkcionira. Dave McClure iz 500 Startups voli reći ˝isperi, pa ponovi˝ (rinse and repeat), a on bi trebao znati o čemu govori, s obzirom da je jedan od divova među inkubatorima startupova iz Silicijske doline. Cilj lean metode nije propast, nego postizanje pravog ishoda što je učinkovitije moguće. Pravi ishod proizlazi iz neprestanog testiranja a definiciju uspjeha određuje krajnji korisnik.
Ako nije dobro, loše je – dakle, radi se o jalovom poslu. U Hrvatskoj je to ekstremno česta pojava. Našoj administraciji potrebni su hitni rezovi, a bilo koji političar koji tvrdi suprotno laže, ne razumije problem ili ga ne želi riješiti. Kao što je rekao Peter Drucker, ne postoji ništa beskorisnije od usavršavanja onoga što nikada nije trebalo biti učinjeno. Mi to radimo već 70 godina. Vrijeme je da dobro razmislimo o tome što želimo od svoje administracije i kako to želimo ostvariti. Kao i problem korupcije, problem restrukturiranja državne administracije nadilazi nadmetanja političkih stranaka. To možda zvuči naivno u zemlji u kojoj je osnovna funkcija državne administracije osiguravanje nagrada za stranačke poslušnike. Međutim, kada ostanete bez novca, dolazi do naglog triježnjenja i naivne se ideje brzo mogu prometnuti u novu stvarnost. Osnovni problem restrukturiranja bit će sljedeće: hoće li to učiniti naša Vlada ili će nam to biti nametnuto? Primijetite da nema „Ukoliko restrukturiramo“…
Korak 1: Što želi i treba prosječan građanin?
Treba početi od klijenta – to smo vi i ja. Ovo pravilo vrijedi za državnu administraciju kao i za poslovni svijet. Amazon to naziva „radom unatrag“: Umjesto da krenu od inovacije i pronađu joj kupce, u Amazonu počinju od potreba kupaca i zatim ih nastoje riješiti. Koje naše probleme rješava naša administracija? Ako se ne rješava realan problem, toga dijela se treba riješiti, zatim treba sagledati idući segment i ponoviti proces…
Korak 2: Jasno postavljeni ciljevi
Prevelik broj opcija paralizira. Stoga je potrebno utvrditi svrhu svakog pojedinog programa. Koji administrativni proizvod treba stvoriti kako bismo riješili problem(e) koje smo otkrili primjenom prvog koraka? Ako je teško povezati potrebu s programom koji je namijenjen rješavanju iste, radi se o neučinkovitosti. Zapamtite, cilj lean metode nije propast. Cilj je osiguravanje učinkovitog ostvarivanja željenih rezultata. Treba isprobavati razne metode sve dok ne otkrijete koji je najkraći mogući put od A do B. Struktura nije odgovor. Veličina je definitivno pogrešan odgovor.
Korak 3: Osigurajte put od A do B koji zahtijeva najmanje truda
Sada je već moguće reći da redamo neuspjehe brzo i često – i ne na dobar način lean metode. Za ovako malu zemlju kojoj je ekonomija u slobodnom padu, krilatica „Forma prati funkciju“ trebala bi biti zakon, a ne samo modni dodatak. Je li građevinsku dozvolu zaista nužno čekati 6 mjeseci uz hrpu papirologije? U nekim se zemljama na građevinsku dozvolu čeka po dva tjedna, a ako je hitno, to je ostvarivo i u roku od 48 sati. Lean metoda potiče nas na nemilosrdnu redukciju nepotrebnih procesa: beskonačnog čekanja i suludih birokratskih protokola. Ista ekonomska pravila vrijede i za Vlade i za poduzeća i za kućanstva – prihodi dolaze, rashodi odlaze. Ili ćemo prihvatiti te okvire, ili ćemo postati iduća Grčka.
Korak 4: Regularna procjena učinkovitosti
Procjena učinkovitosti je nepoželjna tema u Hrvatskoj. Iako se rado žalimo na sustav, mrzimo testirati učinkovitost ljudi. Nije nam ugodno nagrađivati izvrsnost i rješavati se najlošije ocijenjenih. Za to se možemo zahvaliti komunističkoj prošlosti koja je poticala komunalni mediokritet. Ne pomaže ni naša sklonost kojekakvim prečacima. Mnogi su od nas svjesni da ne iskorištavaju svoj potencijal i zato se bojimo da ćemo dobiti otkaz ukoliko se uvede objektivno ocjenjivanje učinkovitosti – i zato se načelno protivimo takvim potezima. Međutim, za regularnu i rigoroznu procjenu učinkovitosti nema alternative – za sve nas, a osobito za administraciju koju svi financiramo. Naša financijska ograničenja zapravo su zamaskirane prednosti jer nas prisiljavaju na kreativnost i ne ostavljaju prostora za druge opcije.
Naša priroda protivi se „jednostavnosti“ i „eleganciji“. Kao da se osjećamo ogoljeno bez slojeva jalovog posla. Ali potpuna ogoljenost je u tom smislu dobra stvar, osobito kada se radi o javno financiranoj administraciji. Naše psihološke tendencije ne moraju biti naši doživotni okovi. Moramo postati skromniji, moramo osigurati jednostavna rješenja i transformirati se – ˝isperi, pa ponovi˝. Zaista je tako jednostavno. Djeluje nemoguće samo dok se ne dogodi. ©Večernji List d.o.o.
Photo credit: Aliza Rizell
moji članci: VL, Banka.hr, Index.hr, WSJ